Como migrar um CRM para o HubSpot: 8 passos simples

Migrar de um CRM para outro pode parecer assustador. Afinal, seu CRM contém seu ativo mais valioso: os dados dos clientes. Seja qual for a plataforma que você esteja usando — Salesforce , Zoho, Pipedrive ou qualquer outra —, a transição para o HubSpot pode otimizar significativamente seus processos de marketing, vendas e atendimento.

sucedida de CRM envolve planejamento, precisão e preparação. O design intuitivo, as ferramentas de automação e os recursos robustos de integração do HubSpot o tornam uma excelente opção para empresas prontas para expandir. No entanto, para aproveitar ao máximo a migração, você precisará de um processo passo a passo.

Neste guia, vamos orientá-lo em todo o processo, desde o planejamento pré-migração até a otimização pós-migração, para que você possa migrar para o HubSpot CRM sem problemas.

O que é a migração de CRM?

A migração de CRM é o processo de transferência dos dados de relacionamento com o cliente de uma plataforma para outra. Isso inclui contatos, empresas, negócios, atividades, campos personalizados e, frequentemente, comunicações e anotações por e-mail.

Isso não é apenas um despejo de dados. É uma ação estruturada e intencional que garante:

• Seus dados existentes foram limpos e validados

• As informações são mapeadas corretamente para o formato do outro CRM

• Nenhum dado é perdido ou corrompido durante o processo

• As equipes podem continuar as operações com interrupções mínimas

Uma migração bem planejada para uma nova conta HubSpot ajuda pequenas empresas e startups a organizar melhor seus dados e evitar problemas de sistema a longo prazo. O principal objetivo é melhorar a eficiência do sistema, aprimorar as interações com os clientes e impulsionar o crescimento dos negócios com ferramentas mais inteligentes.

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Por que escolher o HubSpot CRM?

Se você está pensando em mudar de empresa, é provável que seu CRM atual não esteja atendendo às suas necessidades. O HubSpot oferece uma solução atraente.

Eis o motivo:

• Plataforma completa : O HubSpot oferece um conjunto completo de ferramentas para marketing, vendas, atendimento, CMS e operações. Essa integração permite que as equipes trabalhem em um único sistema, melhorando a colaboração e reduzindo a dispersão de ferramentas.

• Facilidade de uso : Sua interface limpa e intuitiva simplifica a integração e o uso diário para todos os membros da equipe. Mesmo usuários com conhecimento técnico limitado podem se familiarizar rapidamente com a plataforma.

• Automação de marketing : Com o HubSpot, você pode automatizar campanhas de e-mail, fluxos de trabalho, nutrição de leads e muito mais. Isso libera seu tempo e reduz erros humanos.

• Propriedades e objetos personalizados : você pode criar campos e objetos personalizados para alinhar o CRM exatamente ao seu modelo de negócios, garantindo que os dados sejam organizados de uma forma que faça sentido para suas operações.

• Ferramentas de relatório robustas : Os painéis e ferramentas de análise do HubSpot oferecem visibilidade de cada etapa da jornada do cliente, ajudando as equipes a tomar decisões baseadas em dados.

• Ampla integração : Integra-se facilmente com ferramentas populares como Slack, Zoom, Gmail, Outlook, WordPress , Shopify e centenas de outras.

• Escalabilidade : De startups a grandes empresas, o HubSpot pode ser dimensionado conforme sua empresa cresce.

À medida que sua organização cresce, sua conta HubSpot pode ser facilmente dimensionada com novos recursos, automação mais profunda e relatórios mais robustos.

Sistema CRM atual: Planejamento de pré-migração

Antes de começar a migrar os dados, é crucial investir tempo no planejamento pré-migração. Essa fase fundamental prepara o terreno para uma transição tranquila e sem erros para o HubSpot.

Ao analisar o sistema atual e alinhar os objetivos, sua equipe pode evitar perda de dados, confusão e interrupções no fluxo de trabalho. Vamos dividir essa fase em áreas de foco principais:

Identificar o propósito da migração

Comece definindo o motivo da sua migração para o HubSpot. Seja para melhorar a qualidade dos dados, eliminar duplicatas ou otimizar o engajamento do cliente. Essa clareza de propósito garante que sua estratégia de migração esteja alinhada aos seus objetivos de negócios.

Analisar os dados e processos atuais do CRM

Em seguida, faça uma análise detalhada do seu sistema CRM atual. Revise como seus dados estão estruturados, identifique quaisquer lacunas ou inconsistências e documente como cada departamento interage com o sistema. Isso ajudará você a entender o que vale a pena migrar e o que não vale.

Analise a estrutura do seu CRM

Entenda como seus dados estão organizados. Revisão:

• Campos personalizados
• Informações de contato e propriedades da empresa
• Fluxos de negócios
• Tipos de tarefas e atividades
• Anexos e notas

Identificar problemas nos dados

• Registros duplicados
• Dados desatualizados ou irrelevantes
• Valores ausentes
• Formatação incorreta

Você não quer levar “dados ruins” para o seu novo sistema. Esta é a sua chance de começar do zero. Assim que os problemas forem identificados, limpe seu conjunto de dados. Remova contatos desnecessários, padronize os formatos e preencha os campos ausentes sempre que possível.

Crie uma lista de verificação para migração de CRM

Para manter a organização, elabore uma lista de verificação completa que descreva cada etapa do processo de migração. Ela deve incluir:

• Mapeamento de dados
• Limpeza de dados
• Padronização de campo
• Migrações de teste
• Migração final
• Sessões de treinamento
• Auditorias pós-migração

Este documento servirá como seu roteiro e ferramenta de prestação de contas.

Envolva as principais partes interessadas desde o início

Uma migração eficaz de CRM é um esforço multifuncional. Envolva os líderes de equipe de vendas, marketing, suporte e TI desde o início. As perspectivas deles ajudarão a identificar riscos potenciais, alinhar expectativas e construir um sistema que atenda às necessidades de todos.

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Etapas para a migração do CRM para o HubSpot

Migrar os dados do seu CRM para o HubSpot exige mais do que simplesmente exportar e importar arquivos. É um processo estruturado que garante que os dados da sua empresa estejam limpos, consistentes e funcionais no novo sistema.

Seguindo cada etapa cuidadosamente, você pode minimizar interrupções e preparar sua equipe para o sucesso. Aqui está um resumo das principais etapas envolvidas em uma migração tranquila do CRM para o HubSpot :

Etapa 1: Avalie e audite seu CRM atual

Como já mencionado, revise sua configuração atual de CRM. Analise a qualidade dos dados, os campos personalizados, as permissões de usuário e o uso geral do sistema. Isso ajudará você a determinar o que precisa ser migrado e o que pode permanecer como está.

Em seguida, antes de transferir qualquer coisa, limpe seus dados existentes. Remova duplicados, padronize os formatos e valide os campos principais. Um conjunto de dados limpo reduzirá erros e melhorará o desempenho do seu novo CRM HubSpot.

Etapa 2: Mapear os campos de dados para o HubSpot

Após a limpeza e preparação dos seus dados, o próximo passo crucial é mapear os campos existentes do seu CRM para a estrutura de dados do HubSpot. Isso garante que todas as informações sejam inseridas no local correto durante a migração.

Comece por rever os campos atuais do seu CRM , tanto os padrão quanto os personalizados. Estes podem incluir nomes de contactos, cargos, endereços de email, fases do negócio, fontes de leads, notas e etiquetas.

Para cada campo, identifique a propriedade correspondente do HubSpot onde esses dados devem ser armazenados. Por exemplo:

• Um campo com a etiqueta “Tipo de Cliente” no seu CRM atual pode ser mapeado para uma propriedade personalizada de lista suspensa no HubSpot.

• O campo “Gerente de Conta” pode ser associado a um campo de proprietário do HubSpot.

Se o HubSpot não tiver uma propriedade padrão para um ponto de dados específico, você pode criar propriedades personalizadas para preservar essas informações.

Além disso, fique atento aos tipos de campo e formatos de dados . Uma incompatibilidade, como mapear um campo de múltipla seleção para um campo de texto de linha única, pode resultar em erros ou perda de dados.

O HubSpot permite vários tipos de campos, como texto de linha única, lista suspensa, seletor de data e caixa de seleção; portanto, escolha o formato adequado para cada campo.

Envolver as partes interessadas internas durante essa fase é fundamental. O conhecimento delas garante que os campos mapeados estejam alinhados com o uso no mundo real e que os dados críticos para o negócio sejam capturados corretamente.

O mapeamento correto dos dados é a espinha dorsal de uma migração bem-sucedida. Ele não só previne a corrupção de dados, como também garante que seu CRM HubSpot esteja configurado para uso imediato e preciso por suas equipes.

Etapa 3: Escolha o método de migração correto

Após o mapeamento dos seus dados, o próximo passo é decidir como migrá-los para o HubSpot. O melhor método de migração depende do volume e da complexidade dos seus dados, bem como da sua capacidade técnica interna. Felizmente, o HubSpot oferece opções flexíveis para atender a diferentes necessidades.

Aqui estão os principais métodos a serem considerados:

Ferramenta de Importação Nativa da HubSpot

A ferramenta de importação integrada é a opção mais rápida e simples se seus dados forem relativamente simples, como listas de contatos, empresas, ofertas ou ingressos. Você pode carregar arquivos CSV, mapear campos manualmente e importar em lote. É ideal para conjuntos de dados de pequeno a médio porte com personalizações mínimas.

Ferramentas de migração de terceiros

Para migrações mais complexas envolvendo múltiplos objetos de dados ou plataformas como Salesforce, Zoho ou Pipedrive, ferramentas de terceiros como Trujay, Import2 ou Data2CRM podem simplificar o processo. Essas plataformas oferecem configurações guiadas, mapeamento automático de campos e até mesmo migrações de teste para reduzir riscos.

Integração de API personalizada

Se você estiver lidando com um CRM altamente personalizado ou uma estrutura de dados exclusiva, criar uma integração de API personalizada pode ser a melhor abordagem. Isso permite extrair, transformar e carregar dados no HubSpot de forma programática, com controle total sobre cada etapa. No entanto, requer conhecimento especializado em desenvolvimento e tempo adicional.

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Etapa 4: Realizar uma migração de teste

Antes de executar a migração completa, é essencial realizar uma migração de teste usando uma pequena amostra representativa dos seus dados. Isso permite validar o mapeamento de campos, verificar erros de formatação e identificar quaisquer problemas de compatibilidade de dados entre o seu CRM atual e o HubSpot. 

Uma migração de teste funciona como uma rede de segurança, ajudando você a identificar e corrigir problemas precocemente, sem comprometer todo o seu banco de dados. Ela também oferece à sua equipe uma prévia de como os dados serão exibidos e funcionarão no HubSpot. 

Com base nos resultados, você pode ajustar o processo antes de prosseguir com a migração completa.

Etapa 5: Realizar a migração completa de dados

Após um teste bem-sucedido, é hora de prosseguir com a migração completa dos dados. É nessa etapa que todos os registros relevantes do CRM são importados para o HubSpot.

A execução cuidadosa durante esta fase é crucial para evitar perda de dados, erros ou interrupções nas operações comerciais em andamento.

• Importe os conjuntos de dados principais : Comece importando objetos-chave, como contatos, empresas, negócios e tarefas. Esses são a base do seu CRM, portanto, certifique-se de que cada arquivo esteja mapeado corretamente para sua propriedade correspondente no HubSpot.

• Inclua campos e notas personalizados : Migre quaisquer propriedades, notas ou tags personalizadas que sejam exclusivas dos seus processos de negócios. Esses campos geralmente contêm informações valiosas para suas equipes e devem ser tratados com cuidado.

• Monitoramento em tempo real : À medida que os dados são importados, acompanhe o processo atentamente para identificar quaisquer discrepâncias ou erros de importação. Use os relatórios de resumo de importação do HubSpot para detectar problemas de formatação, registros ignorados ou problemas de validação.

Durante todo o processo de migração, mantenha sua equipe informada. Avise-os quando haverá períodos de inatividade (se houver) e quando o novo sistema estará pronto para uso. Uma comunicação clara evita confusões e garante que todos estejam alinhados.

Etapa 6: Verificar e validar os dados

Após a conclusão da migração completa, seu trabalho ainda não terminou. Você precisa verificar e validar os dados para garantir que tudo foi transferido corretamente e que o HubSpot está funcionando conforme o esperado. Essa etapa garante a integridade e a usabilidade do seu novo sistema de CRM. Veja como proceder:

• Compare com seu CRM antigo : Comece comparando os registros principais (contatos, empresas, negócios) entre o HubSpot e seu CRM anterior. Procure por entradas ausentes, campos incompatíveis ou problemas de formatação que possam ter ocorrido durante a migração.

• Valide os campos e propriedades personalizados : revise seus campos e propriedades personalizados. Certifique-se de que cada um foi mapeado e importado corretamente. Preste atenção especial às opções de lista suspensa, campos de seleção múltipla e formatos de data.

• Teste a automação e os fluxos de trabalho : teste todos os fluxos de trabalho automatizados, regras de pontuação de leads ou pipelines de negócios que você configurou no HubSpot. Certifique-se de que eles sejam acionados conforme o esperado e reflitam a lógica original do seu CRM.

• Revisar permissões e acessos de usuários : Por fim, confirme se as funções e permissões de seus usuários estão atribuídas corretamente no HubSpot. Isso ajuda a evitar acessos não autorizados e garante que suas equipes possam trabalhar com eficiência desde o primeiro dia.

Etapa 7: Treine suas equipes no HubSpot

Após a conclusão da migração, é essencial capacitar suas equipes com o conhecimento necessário para usar o HubSpot de forma eficaz. Certifique-se de que todos os departamentos estejam familiarizados com o novo sistema.

• Organize sessões de integração personalizadas para diferentes equipes.
• Abrange navegação básica, painéis personalizados e trabalho com registros de contato.
• Demonstre como acionar e gerenciar fluxos de trabalho de automação em tempo real.

Incentive a prática e forneça documentação ou acesso aos recursos de aprendizagem da HubSpot. Usuários bem treinados têm maior probabilidade de adotar o sistema rapidamente, reduzir erros e aproveitar ao máximo os poderosos recursos de CRM da HubSpot desde o primeiro dia.

Etapa 8: Otimização do CRM pós-migração

Concluir a migração de dados é apenas o começo. Para garantir o sucesso a longo prazo com o HubSpot, é essencial otimizar a configuração do seu CRM após a migração. 

Esta fase concentra-se em verificar o desempenho do sistema, aprimorar a usabilidade e alinhar a plataforma aos seus objetivos de negócios. Veja como otimizar seu CRM HubSpot:

Realize uma auditoria completa: Comece revisando todo o seu ambiente de CRM.

• Confirme se todos os dados principais foram transferidos corretamente.

• Valide os formatos dos campos e assegure-se de que as propriedades personalizadas estejam funcionando corretamente.

• Teste todos os fluxos de trabalho, pipelines e integrações de terceiros para garantir precisão e desempenho.

Revisar e ajustar fluxos de trabalho : Reavalie seus fluxos de trabalho automatizados para garantir que estejam alinhados aos seus processos atuais.

• Recrie ou aprimore a automação para pontuação de leads, acompanhamento de negócios, nutrição de leads por e-mail e notificações internas.

• Teste cada fluxo de trabalho para confirmar se ele se comporta conforme o esperado no ambiente HubSpot.

Configure painéis de controle: Crie painéis de controle relevantes usando as ferramentas de relatório integradas do HubSpot.

• Configure visualizações para desempenho de vendas, campanhas de marketing, emissão de tickets de atendimento ao cliente e velocidade do pipeline.

• Esses painéis fornecem às suas equipes informações em tempo real, permitindo que elas acompanhem o desempenho e otimizem continuamente os processos.

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Bônus: Suporte e manutenção contínuos

A migração para um sistema CRM não é um projeto concluído de uma só vez; é o início de uma jornada contínua com a HubSpot. Para garantir o sucesso a longo prazo, o suporte constante e a melhoria contínua são essenciais.

Melhoria contínua

À medida que sua equipe se familiariza com o HubSpot, vocês naturalmente descobrirão novas oportunidades para aprimorar seus fluxos de trabalho.

• Monitore regularmente o feedback dos usuários para identificar gargalos.
• Aprimore a automação, as propriedades personalizadas e as estruturas de relatórios.
• Mantenha-se ágil e esteja preparado para ajustar a configuração do seu CRM conforme sua empresa cresce ou os processos mudam.

Utilize os recursos do HubSpot

Oferece uma variedade de ferramentas para ajudar você a manter e otimizar seu sistema:

• HubSpot Academy: Acesse cursos de treinamento e certificações gratuitos para capacitar sua equipe.

• Comunidade HubSpot: Conecte-se com outros usuários para fazer perguntas, compartilhar boas práticas e aprender com seus colegas.

• Parceiros certificados da HubSpot: Contrate especialistas para obter suporte personalizado, configuração avançada e otimização contínua.

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Conclusão

Migrar do seu CRM atual para o HubSpot não precisa ser uma experiência complexa. Com um plano claro, dados organizados e uma estratégia passo a passo, você pode fazer a transição com confiança e tranquilidade.

Lembre-se: não se trata apenas de transferência de dados, mas sim de transformar a maneira como sua empresa gerencia o relacionamento com o cliente. O HubSpot oferece as ferramentas, a automação e a flexibilidade necessárias para você escalar seu negócio.

Ao entender seu sistema atual, preparar seus dados e aproveitar ao máximo os recursos do HubSpot, sua empresa pode alcançar maior produtividade, experiências aprimoradas para o cliente e resultados de crescimento mais sólidos.

Perguntas frequentes sobre CRM externo para Hubspot