Een handleiding voor het maken van WordPress-onderhoudsrapporten voor klanten 

Als WordPress-bureau krijgen we vaak de vraag hoe we WordPress-onderhoudsrapporten voor klanten kunnen maken. de WordPress-websites van klanten .

Zie het op deze manier: een klant vertrouwt u het onderhoud van zijn website toe, en in ruil daarvoor presenteert u hem een ​​helder, gedetailleerd en uitgebreid rapport over hoe uw service waarde toevoegt aan zijn site. 

Als je goed kijkt, gaat het eigenlijk om het demonstreren van je werk en het onderhouden van een transparante relatie met je klant. Om de WordPress-websites van uw klant soepel te laten werken, gaat het niet alleen om het afvinken van technische taken, maar ook om het openhouden van de communicatielijnen. Duidelijke updates bouwen vertrouwen op en laten klanten de echte waarde zien die u toevoegt.

Hoewel u uw eigen onderhoudsrapporten kunt maken, kunt u ook white-label rapporten maken met white-label WordPress-onderhoud . In deze handleiding bespreken we hoe u een WordPress-onderhoudsrapport kunt maken waarmee uw klanten op de hoogte en tevreden blijven.

Dus laten we aan de slag gaan.

Het belang van WordPress-onderhoudsrapporten voor klanten

Als u erover nadenkt waarom het belangrijk is om WordPress-onderhoudsrapporten voor klanten te maken, dan moet u het belang ervan begrijpen. Onderhoudsrapporten spelen een zeer cruciale rol bij websitebeheer . Het maakt het in feite gemakkelijker voor u om met klanten te communiceren, terwijl u uw expertise en de waarde die u brengt onder de aandacht brengt. Dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen, het bieden van duidelijkheid en het zorgen voor proactief beheer van de website van uw klant.

Deze rapporten gaan nu verder dan alleen het opsommen van taken. Door updates, beveiligingscontroles en prestatieverbeteringen , benadrukken ze uw technische vaardigheden en stellen ze klanten gerust over de kwaliteit van uw werk. Deze regelmatige WordPress-onderhoudsrapporten helpen klanten ook het belang van voortdurende ondersteuning en onderhoud , en benadrukken hoe dit ervoor zorgt dat hun websites soepel en veilig blijven werken.

Door licht te werpen op het werk achter de schermen, overbruggen onderhoudsrapporten de kenniskloof. Ze geven klanten het vertrouwen dat hun website in goede handen is en dat eventuele problemen proactief worden afgehandeld. Dit soort transparantie draagt ​​veel bij aan het versterken van het vertrouwen en het vergroten van de klanttevredenheid. 

Weet ook wat de beste maandelijkse WordPress-website-onderhoudsplannen voor uw bedrijf

Belangrijkste elementen WordPress Onderhoudsrapport

Laten we nu serieus aan het werk gaan. Wat moeten we opnemen in het WordPress-onderhoudsrapport voor klanten? Hm, laten we eens kijken. Een WordPress-onderhoudsrapport moet alles bevatten wat belangrijk is om klanten uit te leggen welk werk er op de site is gedaan. 

Laten we eens kijken naar de belangrijke zaken die we moeten opnemen in het WordPress-onderhoudsrapport voor klanten. 

Beveiligingsupdates

Uw klanten zijn misschien niet bekend met de technische kant van de zaak, maar hechten zeker waarde aan veiligheid. Gebruik uw rapporten om updates te markeren die u heeft voltooid voor de WordPress-kern, thema's en plug-ins . Houd het simpel: vermeld hoe deze updates kwetsbaarheden helpen oplossen en controleren en de site beschermen tegen potentiële bedreigingen. Het is een geweldige manier om hen te laten zien dat u hun website veilig houdt.

Back-ups

Verzeker uw klanten ervan dat hun websitegegevens in goede handen zijn. Geef een korte schets van uw back- upproces, zoals hoe vaak u een back-up maakt en waar de back-ups worden opgeslagen. Het vermelden van externe of cloudopslagoplossingen, zoals Google Drive of Dropbox , kan een extra laag vertrouwen en vertrouwen in uw betrouwbaarheid toevoegen.

Websitesnelheid is cruciaal voor een geweldige gebruikerservaring en het verbeteren van SEO . Gebruik uw rapport om de stappen te delen die u heeft genomen om de prestaties te verbeteren. Of het nu gaat om het updaten van plug-ins, het optimaliseren van afbeeldingen of het verkorten van de laadtijden van pagina's , laat uw klanten weten hoeveel moeite u achter de schermen doet om hun site soepel te laten werken.

Uptime-bewaking

Als u de uptime van websites controleert , zorg er dan voor dat u het totale uptimepercentage in uw rapport opneemt. Een snelle uitleg waarom een ​​hoge uptime belangrijk is (voor zowel de gebruikerservaring als de zoekresultaten) helpt uw ​​klanten de waarde van deze service en uw aandacht voor detail in te zien.

Handmatige taken uitgevoerd

Doe een stapje extra door al het extra werk dat u voor hun website hebt gedaan, op te sommen. Of het nu gaat om het oplossen van bugs , het bijwerken van inhoud , het toevoegen van nieuwe blogposts of landingspagina's , of het implementeren van nieuwe functies, het is allemaal het vermelden waard. Deze gegevens herinneren uw klanten aan de gepersonaliseerde websitezorg en moeite die u in het onderhoud van hun website steekt.

Toekomstige aanbevelingen

Breng uw service een stap verder door aanbevelingen voor toekomstige verbeteringen of onderhoudstaken op te nemen. Of het nu gaat om het toevoegen van nieuwe functies, het verbeteren van het ontwerp of het implementeren van aanvullende beveiligingsmaatregelen: dit toont uw proactieve aanpak en toewijding aan het succes van uw klant op de lange termijn. Het is een geweldige manier om jezelf te positioneren als partner in hun groei, en niet alleen als dienstverlener.

Bekijk dit eens: WordPress-onderhouds- en ondersteuningsproviders 

Hoe u WordPress-onderhoudsrapporten voor klanten kunt maken 

Laten we nu beginnen met het maken van WordPress-onderhoudsrapporten voor klanten. Wat is de eenvoudigste manier om WordPress-onderhoudsrapporten naar uw klanten te sturen? Gebruik een plug-in zoals WP Client Reports .

Deze gratis plug-in is een redder in nood voor freelancers , bureaus en websitebeheerders die de rapportage willen stroomlijnen.

WP-Client Reports houdt updates van plug-ins, thema's en WordPress-kernbestanden . Het registreert zelfs alle nieuwe berichten, pagina's of opmerkingen die aan de website zijn toegevoegd, waardoor het super eenvoudig wordt om klanten te laten zien wat er is gedaan.

Laten we daarom eens kijken naar de stapsgewijze handleiding WordPress-onderhoudsrapporten voor klanten maken: 

Stap 1: Installeer en activeer de WP-Client Reports-plug-in

Installeer en activeer eerst de WP-Client Reports . Als je niet zeker weet hoe je dit moet doen, bekijk dan onze handleiding over het installeren van een WordPress-plug-in.

Stap 2: Plug-ininstellingen configureren

Ga na activering naar Instellingen »WP Client Reports vanuit uw WordPress-dashboard . Hier vindt u opties om uw e-mailinstellingen voor de rapporten aan te passen.

• Wijzig de rapportnaam.
• Voeg e-mailadressen toe waarnaar het rapport moet worden verzonden.
• Stel het e-mailadres 'Verzenden vanaf' in en meer.

Weet: hoeveel WordPress-plug-ins moet u installeren?

Stap 3: Voeg aangepaste e-mailgegevens toe

Scroll naar beneden om aanvullende instellingen te verkennen:

• Voeg de sitenaam toe voor personalisatie.
• Schrijf een introductiebericht voor de e-mail.
• Bewerk de voettekst van de e-mail.

Zorg ervoor dat u de opties inschakelt om software-updates en wijzigingen in de site-inhoud voor een volledig rapport.

Als u klaar bent, klikt u op de Instellingen opslaan .

Stap 4: Bekijk en pas het rapport aan

Klik op de Rapporten bekijken om uw klantrapport te bekijken.

• In het rapport wordt het totale aantal updates weergegeven dat u heeft aangebracht, inclusief WordPress-kernupdates, plug-in-updates en thema-updates.
• U kunt ook een specifiek datumbereik selecteren om statistieken te filteren. Standaard worden onderhoudsgegevens van de afgelopen 30 dagen weergegeven.
• De plug-in geeft aan welke bestanden, plug-ins en thema's zijn bijgewerkt, samen met hun oude en nieuwe versienummers.

Stap 5: Voeg inhouds- en onderhoudsdetails toe

Het rapport bevat ook statistieken voor nieuwe berichten, pagina's en opmerkingen die tijdens de geselecteerde periode zijn toegevoegd. Gebruik deze functie om de waarde van uw inspanningen onder de aandacht te brengen en transparantie te bieden over alle aangebrachte wijzigingen.

Vind: White-Label-overeenkomst: weet alles voor een succesvol partnerschap

Stap 6: E-mail het rapport naar klanten

Als u tevreden bent met het rapport, is het tijd om het te verzenden!

1. Klik bovenaan op de knop E-mailrapport
2. Er verschijnt een pop-upvenster.
3. Controleer de rapporttitel en voer het e-mailadres van uw klant in het Rapport verzenden naar .
4. Voeg een aangepast bericht toe in het Rapport e-mailintroductie . U kunt details opnemen over taken zoals websiteback-ups, beveiligingsupdates, uptime-monitoring, prestatie-optimalisatie en eventuele handmatige onderhoudsactiviteiten.
5. Klik op Nu verzenden om het rapport per e-mail te versturen.

Dat is het!

U heeft met succes een WordPress-onderhoudsrapport gemaakt en naar uw klanten verzonden. Het is een eenvoudige maar krachtige manier om uw klanten op de hoogte te houden en hen de waarde van uw diensten te laten zien!

Meer weten: WordPress-onderhoudstaken uitbesteden om de efficiëntie te maximaliseren

Rapporten aanpassen voor verschillende klanten

Elke klant is anders, en uw rapporten moeten dat weerspiegelen! Door uw WordPress-onderhoudsrapporten af ​​te stemmen op de unieke behoeften van elke klant, laat u zien dat u niet alleen maar vakjes aanvinkt, maar dat u echte waarde levert. 

Zo kunt u ervoor zorgen dat uw rapporten opvallen:

Gebruik tokens en sjablonen

Dankzij de vele uitbreidingen van de tools kunt u eenvoudig dynamische, professionele rapporten maken. Door tokens te gebruiken, kunt u rapporten aanpassen om details zoals plug-inupdates, beveiligingsscans en inhoudswijzigingen op te nemen of uit te sluiten. Voeg een persoonlijk tintje toe met aangepaste tekst, afbeeldingen en zelfs de contactgegevens van de klant. Het gaat erom het rapport relevant en herkenbaar te maken.

Branding en personalisatie

Wilt u dat uw rapporten een blijvende indruk achterlaten? Voeg uw bedrijfslogo , kleuren en branding met tools zoals WP Client Reports Pro. Het is een klein detail dat een grote bijdrage levert aan het versterken van uw professionaliteit en het laten zien dat u om uw klanten geeft. Bovendien zorgen gepersonaliseerde rapporten ervoor dat uw klanten zich gewaardeerd voelen en helpen ze vertrouwen op te bouwen.

Leer: hoe u creatieve WordPress-portfoliosites kunt bouwen voor bureauklanten

Automatiseer het rapportageproces

Consistentie is essentieel, en automatisering bespaart u tijd en zorgt ervoor dat uw klanten altijd tijdige updates ontvangen.

• Geplande rapporten: stel geautomatiseerde wekelijkse of maandelijkse rapporten in, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over het handmatig verzenden ervan.
• Integraties: neem gegevens op uit tools zoals Google Analytics , uptime-monitoringservices of back-upoplossingen. Het geeft klanten een volledig beeld van de prestaties van hun website, waardoor het rapport uitgebreider wordt.

Leer: hoe u onbeperkte webontwerpklanten kunt krijgen

Markeer belangrijke statistieken die er toe doen

Niet alle klanten vinden hetzelfde belangrijk. Een klein bedrijf wil misschien tools voor uptime en websitesnelheid , terwijl een e-commercesite prioriteit kan geven aan verkeer, conversies en updates. Concentreer u op statistieken die aansluiten bij hun specifieke doelen om uw rapporten betekenisvoller te maken.

Voeg visuals toe voor extra duidelijkheid

Cijfers en statistieken zijn geweldig, maar visuals tillen uw rapporten naar een hoger niveau. Gebruik diagrammen, grafieken of schermafbeeldingen om trends te benadrukken, zoals verbeterde sitesnelheid of verminderde downtime. Visuals maken gegevens gemakkelijker te verwerken en helpen klanten in één oogopslag de impact van uw werk te zien.

Ontdek: de beste WordPress Studio-thema's voor creatieve bedrijven

Zorg voor bruikbare inzichten

Gegevens zijn goed, maar aanbevelingen zijn beter. Laat uw proactieve kant zien door bruikbare suggesties in uw rapporten op te nemen. Bijvoorbeeld:

• Beveel een plug-in-update aan om de functionaliteit te verbeteren.
• Stel aanvullende beveiligingsmaatregelen voor als er kwetsbaarheden worden gedetecteerd.

Dit versterkt uw rol als vertrouwde adviseur, en niet alleen als dienstverlener.

Houd klantfeedback bij

Sluit de cirkel door klantfeedback uit te nodigen in uw rapporten. Voeg een sectie toe voor commentaar of goedkeuring, vooral als er een grote update is toegepast. Het bevordert de samenwerking en zorgt ervoor dat uw inspanningen aansluiten bij hun verwachtingen.

Meer informatie: Agency Workflow Automation: Stroomlijn de ontwikkeling en het onderhoud van WordPress met White-Label Services

Conclusie 

Het maken van WordPress-onderhoudsrapporten gaat niet alleen over het aanvinken van vakjes, het gaat over het opbouwen van vertrouwen en het laten zien van uw klanten welke waarde u biedt. Een goed rapport houdt ze op de hoogte, stelt hen gerust dat hun website in goede handen is en benadrukt al het harde werk dat u achter de schermen doet.

Door rapporten te personaliseren, waar mogelijk te automatiseren en bruikbare inzichten toe te voegen, levert u niet alleen een document op, maar versterkt u ook uw relatie met uw klanten. Transparantie, consistentie en een beetje extra inspanning helpen uw klanten tevreden te houden en uw partnerschappen sterk te houden.

Begin vandaag nog met het maken van doordachte, klantgerichte rapporten en zie hoe dit een verschil maakt in de manier waarop uw klanten uw werk zien!