En tant qu'agence WordPress , on nous demande souvent comment créer de maintenance WordPress pour les clients. C'est une question à laquelle nous réfléchissons tous lors de la maintenance des sites Web WordPress .
Pensez-y de cette façon : un client vous confie la maintenance de son site Web et vous, en retour, lui présentez un rapport clair, détaillé et complet sur la façon dont votre service ajoute de la valeur à son site.
Si vous y regardez bien, il s’agit essentiellement de démontrer votre travail et d’entretenir une relation transparente avec votre client. Assurer le bon fonctionnement des sites Web WordPress de vos clients ne consiste pas seulement à cocher des tâches techniques, il s'agit également de maintenir les lignes de communication ouvertes. Des mises à jour claires renforcent la confiance et montrent aux clients la valeur réelle que vous apportez.
Bien que vous puissiez créer vos propres rapports de maintenance, vous pouvez également créer des rapports en marque blanche avec la maintenance WordPress en marque blanche . Dans ce guide, nous expliquerons comment créer un rapport de maintenance WordPress qui tient vos clients informés et satisfaits.
Alors commençons.
L'importance des rapports de maintenance WordPress pour les clients
Si vous vous demandez pourquoi il est important de créer des rapports de maintenance WordPress pour les clients, vous devez en comprendre l’importance. Les rapports de maintenance jouent un rôle très crucial dans la gestion du site Web . Cela vous permet essentiellement de communiquer plus facilement avec les clients tout en mettant en valeur votre expertise et la valeur que vous apportez. Cela permet d'établir la confiance, d'apporter de la clarté et d'assurer une gestion proactive du site Web de votre client.
Désormais, ces rapports vont au-delà de la simple liste des tâches. En couvrant les mises à jour, les contrôles de sécurité et les améliorations de performances , ils mettent en valeur vos compétences techniques et rassurent les clients sur la qualité de votre travail. Ces rapports de maintenance WordPress réguliers aident également les clients à comprendre l'importance d' un support et d'une maintenance continus , soulignant comment ils assurent le bon fonctionnement et la sécurité de leurs sites Web.
En mettant en lumière le travail en coulisse, les rapports de maintenance comblent le manque de connaissances. Ils donnent aux clients l'assurance que leur site Web est entre de bonnes mains et que tout problème potentiel est traité de manière proactive. Ce type de transparence contribue grandement à renforcer la confiance et à accroître la satisfaction des clients.
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Éléments clés du rapport de maintenance WordPress
Maintenant, passons au travail sérieux. Que devons-nous inclure dans le rapport de maintenance WordPress pour les clients ? Hum, voyons. Un rapport de maintenance WordPress doit inclure tout ce qui est important pour expliquer aux clients le travail qui a été effectué sur le site.
Explorons les éléments importants à inclure dans le rapport de maintenance WordPress pour les clients.
Mises à jour de sécurité
Vos clients ne connaissent peut-être pas l’aspect technique des choses, mais ils accordent une grande importance à la sécurité. Utilisez vos rapports pour mettre en évidence les mises à jour que vous avez effectuées pour le noyau, les thèmes et les plugins . Restez simple : mentionnez comment ces mises à jour aident à corriger et à vérifier les vulnérabilités et à protéger le site contre les menaces potentielles. C'est un excellent moyen de leur montrer que vous assurez la sécurité de leur site Web.
Sauvegardes
Rassurez vos clients sur le fait que les données de leur site Web sont entre de bonnes mains. Décrivez brièvement votre de sauvegarde , par exemple la fréquence à laquelle vous effectuez des sauvegardes et l'emplacement de stockage des sauvegardes. Mentionner des solutions de stockage hors site ou dans le cloud, comme Google Drive ou Dropbox , peut ajouter une couche supplémentaire de confiance dans votre fiabilité.
La vitesse du site Web est cruciale pour une excellente expérience utilisateur et pour améliorer le référencement . Utilisez votre rapport pour partager les mesures que vous avez prises pour améliorer les performances. Qu'il s'agisse de mettre à jour les plugins, d'optimiser les images ou de réduire les temps de chargement des pages , faites savoir à vos clients les efforts que vous déployez en coulisses pour assurer le bon fonctionnement de leur site.
Surveillance de la disponibilité
Si vous surveillez la disponibilité d'un site Web , assurez-vous d'inclure le pourcentage de disponibilité global dans votre rapport. Une explication rapide de l'importance d'une disponibilité élevée (à la fois pour l'expérience utilisateur et les classements de recherche) aide vos clients à comprendre la valeur de ce service et votre souci du détail.
Tâches manuelles effectuées
Faites un effort supplémentaire en répertoriant tout travail supplémentaire que vous avez effectué pour leur site Web. Qu'il s'agisse de corriger des bugs , de mettre à jour du contenu , d'ajouter de nouveaux articles de blog ou de nouvelles pages de destination , ou de mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités, tout cela mérite d'être mentionné. Ces détails rappellent à vos clients le soin et les efforts que vous consacrez à la maintenance de leur site Web.
Recommandations futures
Allez encore plus loin dans votre service en incluant des recommandations pour de futures améliorations ou tâches de maintenance. Qu'il s'agisse d'ajouter de nouvelles fonctionnalités, d'améliorer la conception ou de mettre en œuvre des mesures de sécurité supplémentaires, cela montre votre approche proactive et votre engagement envers le succès à long terme de votre client. C'est un excellent moyen de vous positionner comme partenaire de leur croissance, et non comme simple prestataire de services.
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Comment créer des rapports de maintenance WordPress pour les clients
Passons maintenant à la création de rapports de maintenance WordPress pour les clients. Quelle est la manière la plus simple d’envoyer des rapports de maintenance WordPress à vos clients ? Utilisez un plugin comme WP Client Reports .
Ce plugin gratuit est une bouée de sauvetage pour les indépendants , les agences et les gestionnaires de sites Web qui souhaitent rationaliser les rapports.
WP-Client Reports assure le suivi des mises à jour des plugins, des thèmes et principaux de WordPress . Il enregistre même toutes les nouvelles publications, pages ou commentaires ajoutés au site Web, ce qui permet de montrer très facilement aux clients ce qui a été fait.
Alors, regardons le guide étape par étape Créer des rapports de maintenance WordPress pour les clients :
Étape 1 : installer et activer le plugin WP-Client Reports
Tout d’abord, installez et activez le WP-Client Reports . Si vous ne savez pas comment procéder, consultez notre guide sur l'installation d'un plugin WordPress.
Étape 2 : configurer les paramètres du plugin
Après l'activation, accédez à Paramètres »Rapports client WP depuis votre tableau de bord WordPress . Ici, vous trouverez des options pour personnaliser vos paramètres de messagerie pour les rapports.
- Modifiez le nom du rapport.
- Ajoutez les adresses e-mail auxquelles envoyer le rapport.
- Définissez l’adresse e-mail « Envoyer depuis » et plus encore.
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Étape 3 : Ajouter des détails de courrier électronique personnalisés
Faites défiler vers le bas pour explorer des paramètres supplémentaires :
- Ajoutez le nom du site pour la personnalisation.
- Rédigez un message d'introduction pour l'e-mail.
- Modifiez le texte du pied de page de l'e-mail.
Assurez-vous d'activer les options permettant de suivre les mises à jour logicielles et les modifications du contenu du site pour obtenir un rapport complet.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le Enregistrer les paramètres .
Étape 4 : Afficher et personnaliser le rapport
Cliquez sur le Afficher les rapports pour voir votre rapport client.
- Le rapport affichera le total des mises à jour que vous avez effectuées, y compris les mises à jour principales de WordPress, les mises à jour de plugins et les mises à jour de thèmes.
- Vous pouvez également sélectionner une plage de dates spécifique pour filtrer les statistiques. Par défaut, il affiche les données de maintenance des 30 derniers jours.
- Le plugin met en évidence les fichiers, plugins et thèmes qui ont été mis à jour, ainsi que leurs anciens et nouveaux numéros de version.
Étape 5 : Ajouter du contenu et des détails de maintenance
Le rapport comprend également des statistiques sur les nouvelles publications, pages et commentaires ajoutés au cours de la période sélectionnée. Utilisez cette fonctionnalité pour montrer la valeur de vos efforts et assurer la transparence sur toutes les modifications apportées.
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Étape 6 : Envoyer le rapport par courrier électronique aux clients
Une fois que vous êtes satisfait du rapport, il est temps de l'envoyer !
- Cliquez sur le Envoyer le rapport par courrier électronique en haut.
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra.
- Vérifiez le titre du rapport et entrez l'adresse e-mail de votre client dans le champ Envoyer l'e-mail du rapport à
- Ajoutez un message personnalisé dans le Introduction du rapport par e-mail . Vous pouvez inclure des détails sur des tâches telles que les sauvegardes de sites Web, les mises à jour de sécurité, la surveillance de la disponibilité, l'optimisation des performances et toute activité de maintenance manuelle.
- Cliquez sur Envoyer maintenant pour envoyer le rapport par courrier électronique.
C'est ça!
Vous avez créé et envoyé avec succès un rapport de maintenance WordPress à vos clients. C'est un moyen simple mais puissant de tenir vos clients informés et de leur montrer la valeur de vos services !
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Personnalisation des rapports pour différents clients
Chaque client est différent, et vos rapports doivent le refléter ! Adaptez vos rapports de maintenance WordPress pour répondre aux besoins uniques de chaque client montre que vous ne vous contentez pas de cocher des cases, vous apportez une réelle valeur ajoutée.
Voici comment faire ressortir vos rapports :
Utiliser des jetons et des modèles
De nombreuses extensions d’outils facilitent la création de rapports dynamiques et professionnels. En utilisant des jetons, vous pouvez personnaliser les rapports pour inclure ou exclure des détails tels que les mises à jour de plugins, les analyses de sécurité et les modifications de contenu. Ajoutez une touche personnelle avec du texte personnalisé, des images et même les coordonnées du client : il s'agit de rendre le rapport pertinent et pertinent.
Image de marque et personnalisation
Vous voulez que vos rapports laissent une impression durable ? Ajoutez le logo , les couleurs et l'image de marque avec des outils tels que WP Client Reports Pro. C'est un petit détail qui contribue grandement à renforcer votre professionnalisme et à montrer aux clients que vous vous souciez de vous. De plus, les rapports personnalisés permettent à vos clients de se sentir valorisés et contribuent à renforcer la confiance.
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Automatisez le processus de reporting
La cohérence est essentielle et l'automatisation vous fait gagner du temps tout en garantissant que vos clients reçoivent toujours des mises à jour en temps opportun.
- Rapports programmés : configurez des rapports hebdomadaires ou mensuels automatisés afin de ne pas avoir à vous soucier de leur envoi manuel.
- Intégrations : incluez les données provenant d'outils tels que Google Analytics , de services de surveillance de la disponibilité ou de solutions de sauvegarde. Il donne aux clients une image complète des performances de leur site Web, ce qui rend le rapport plus complet.
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Mettez en évidence les indicateurs clés qui comptent
Tous les clients ne se soucient pas des mêmes choses. Une petite entreprise peut vouloir bénéficier d'outils de disponibilité et de vitesse du site Web , tandis qu'un client de site de commerce électronique aux conversions et aux mises à jour. Concentrez-vous sur les mesures qui correspondent à leurs objectifs spécifiques pour rendre vos rapports plus significatifs.
Ajoutez des visuels pour plus de clarté
Les chiffres et les statistiques sont excellents, mais les visuels font passer vos rapports au niveau supérieur. Utilisez des tableaux, des graphiques ou des captures d'écran pour mettre en évidence les tendances, comme l'amélioration de la vitesse du site ou la réduction des temps d'arrêt. Les visuels facilitent la digestion des données et aident les clients à voir l’impact de votre travail en un coup d’œil.
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Fournir des informations exploitables
Les données sont bonnes, mais les recommandations sont meilleures. Montrez votre côté proactif en incluant des suggestions concrètes dans vos rapports. Par exemple:
- Recommandez une mise à jour du plugin pour améliorer les fonctionnalités.
- Suggérez des mesures de sécurité supplémentaires si des vulnérabilités sont détectées.
Cela renforce votre rôle de conseiller de confiance, et non seulement de prestataire de services.
Suivre les commentaires des clients
Bouclez la boucle en invitant les commentaires des clients dans vos rapports. Incluez une section pour les commentaires ou l’approbation, surtout si une mise à jour majeure a été appliquée. Il favorise la collaboration et garantit que vos efforts correspondent à leurs attentes.
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Conclusion
Créer des rapports de maintenance WordPress ne consiste pas seulement à cocher des cases, il s'agit également d'instaurer la confiance et de montrer à vos clients la valeur que vous apportez. Un bon rapport les tient au courant, les rassure que leur site Web est entre de bonnes mains et met en évidence tout le travail acharné que vous accomplissez en coulisses.
En personnalisant les rapports, en les automatisant là où vous le pouvez et en ajoutant des informations exploitables, vous ne vous contentez pas de livrer un document : vous renforcez votre relation avec vos clients. La transparence, la cohérence et un petit effort supplémentaire contribuent grandement à garder vos clients satisfaits et vos partenariats solides.
Commencez dès aujourd’hui à rédiger des rapports réfléchis et axés sur le client et voyez comment cela fait une différence dans la façon dont vos clients perçoivent votre travail !
