Als WordPress-Agentur werden wir oft gefragt, wie wir WordPress- Wartungsberichte für Kunden erstellen können. Dies ist eine Frage, über die wir alle nachdenken, wenn wir die WordPress-Websites .
Stellen Sie sich das so vor: Ein Kunde vertraut Ihnen die Pflege seiner Website an, und im Gegenzug legen Sie ihm einen sauberen, detaillierten und ausführlichen Bericht darüber vor, wie Ihr Service einen Mehrwert für seine Website schafft.
Wenn Sie genau hinsehen, geht es im Wesentlichen darum, Ihre Arbeit zu demonstrieren und eine transparente Beziehung zu Ihrem Kunden aufrechtzuerhalten. Damit die WordPress-Websites Ihrer Kunden reibungslos funktionieren, geht es nicht nur darum, technische Aufgaben abzuhaken, sondern auch darum, die Kommunikationswege offen zu halten. Klare Aktualisierungen schaffen Vertrauen und zeigen den Kunden den wahren Wert, den Sie bieten.
Während Sie Ihre eigenen Wartungsberichte erstellen können, können Sie mit der White-Label-WordPress-Wartung . In diesem Leitfaden besprechen wir, wie Sie einen WordPress-Wartungsbericht erstellen, der Ihre Kunden informiert und zufrieden hält.
Also fangen wir an.
Die Bedeutung von WordPress-Wartungsberichten für Kunden
Wenn Sie darüber nachdenken, warum es wichtig ist, WordPress-Wartungsberichte für Kunden zu erstellen, müssen Sie die Bedeutung verstehen. Wartungsberichte spielen eine sehr wichtige Rolle bei der Website-Verwaltung . Es erleichtert Ihnen im Grunde die Kommunikation mit Kunden und zeigt gleichzeitig Ihr Fachwissen und den Wert, den Sie einbringen. Dies trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen, Klarheit zu schaffen und eine proaktive Verwaltung der Website Ihres Kunden sicherzustellen.
Diese Berichte gehen nun über die bloße Auflistung von Aufgaben hinaus. Durch die Abdeckung von Aktualisierungen, Sicherheitsüberprüfungen und Leistungsverbesserungen unterstreichen sie Ihre technischen Fähigkeiten und überzeugen Kunden von der Qualität Ihrer Arbeit. Diese regelmäßigen WordPress-Wartungsberichte helfen Kunden auch dabei, die Bedeutung von fortlaufendem Support und Wartung , und verdeutlichen, wie sie dafür sorgen, dass ihre Websites reibungslos und sicher funktionieren.
Indem sie Licht auf die Arbeit hinter den Kulissen werfen, schließen Wartungsberichte die Wissenslücke. Sie geben den Kunden die Gewissheit, dass ihre Website in kompetenten Händen ist und dass potenzielle Probleme proaktiv angegangen werden. Diese Art der Transparenz trägt wesentlich dazu bei, das Vertrauen zu stärken und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
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WordPress-Wartungsberichte können die gewünschten Ergebnisse von Cleint verbessern
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Schlüsselelemente WordPress-Wartungsbericht
Kommen wir nun zur ernsthaften Arbeit. Was sollten wir in den WordPress-Wartungsbericht für Kunden aufnehmen? Hmm, mal sehen. Ein WordPress-Wartungsbericht muss alle wichtigen Informationen enthalten, die dazu beitragen, den Kunden die an der Website durchgeführten Arbeiten zu erklären.
Lassen Sie uns die wichtigen Dinge untersuchen, die in den WordPress-Wartungsbericht für Kunden aufgenommen werden sollten.
Sicherheitsupdates
Ihre Kunden sind vielleicht nicht mit der technischen Seite der Dinge vertraut, legen aber auf jeden Fall Wert auf Sicherheit. Themes und Plugins durchgeführt haben . Halten Sie es einfach: Erwähnen Sie, wie diese Updates dazu beitragen, Schwachstellen zu beheben und zu überprüfen und die Website vor potenziellen Bedrohungen zu schützen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, ihnen zu zeigen, dass Sie ihre Website schützen.
Backups
Versichern Sie Ihren Kunden, dass die Daten ihrer Website in guten Händen sind. Beschreiben Sie kurz Ihren Backup- Prozess, z. B. wie oft Sie Backups durchführen und wo die Backups gespeichert werden. Die Erwähnung von Offsite- oder Cloud-Speicherlösungen wie Google Drive oder Dropbox kann eine zusätzliche Ebene des Vertrauens in Ihre Zuverlässigkeit schaffen.
Die Geschwindigkeit der Website ist entscheidend für ein großartiges Benutzererlebnis und eine Verbesserung der Suchmaschinenoptimierung . Nutzen Sie Ihren Bericht, um die Schritte zu teilen, die Sie zur Leistungssteigerung unternommen haben. Ganz gleich, ob es darum geht, Plugins zu aktualisieren, Bilder zu optimieren oder die Seitenladezeiten – teilen Sie Ihren Kunden mit, welche Anstrengungen Sie hinter den Kulissen unternehmen, um den reibungslosen Betrieb ihrer Website zu gewährleisten.
Betriebszeitüberwachung
Wenn Sie die Website-Verfügbarkeit überwachen , achten Sie darauf, dass Sie in Ihrem Bericht auch den Prozentsatz der Gesamtverfügbarkeit angeben. Eine kurze Erklärung, warum eine hohe Verfügbarkeit wichtig ist – sowohl für die Benutzererfahrung als auch für das Suchranking – hilft Ihren Kunden, den Wert dieses Dienstes und Ihre Liebe zum Detail zu erkennen.
Manuelle Aufgaben ausgeführt
Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie alle zusätzlichen Arbeiten auflisten, die Sie für die Website durchgeführt haben. Ob es Fehler zu beheben , Inhalte zu aktualisieren , neue Blogbeiträge oder Landingpages oder neue Funktionen zu implementieren, alles ist erwähnenswert. Diese Details erinnern Ihre Kunden an die personalisierte Website-Pflege und den Aufwand, den Sie in die Pflege ihrer Website stecken.
Zukünftige Empfehlungen
Bringen Sie Ihren Service einen Schritt weiter, indem Sie Empfehlungen für zukünftige Verbesserungen oder Wartungsaufgaben einbeziehen. Ob es darum geht, neue Funktionen hinzuzufügen, das Design zu verbessern oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, dies zeigt Ihren proaktiven Ansatz und Ihr Engagement für den langfristigen Erfolg Ihres Kunden. Es ist eine großartige Möglichkeit, sich als Wachstumspartner und nicht nur als Dienstleister zu positionieren.
Schauen Sie sich das an: WordPress-Wartungs- und Supportanbieter
So erstellen Sie WordPress-Wartungsberichte für Kunden
Kommen wir nun zur Erstellung von WordPress-Wartungsberichten für Kunden. Was ist der einfachste Weg, WordPress-Wartungsberichte an Ihre Kunden zu senden? Verwenden Sie ein Plugin wie WP Client Reports .
Dieses kostenlose Plugin ist ein Lebensretter für Freiberufler , Agenturen und Website-Manager, die die Berichterstellung optimieren möchten.
WP-Client Reports verfolgt Aktualisierungen von Plugins, Themes und WordPress-Kerndateien . Es protokolliert sogar alle neuen Beiträge, Seiten oder Kommentare, die der Website hinzugefügt wurden, sodass es ganz einfach ist, Kunden zu zeigen, was getan wurde.
Schauen wir uns also die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von WordPress-Wartungsberichten für Kunden an:
Schritt 1: Installieren und aktivieren Sie das WP-Client Reports Plugin
Installieren und aktivieren Sie zunächst das WP-Client Reports -Plugin. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie das geht, schauen Sie sich unsere Anleitung zur Installation eines WordPress-Plugins an.
Schritt 2: Plugin-Einstellungen konfigurieren
in Ihrem WordPress-Dashboard zu Einstellungen » WP Client Reports . Hier finden Sie Optionen zum Anpassen Ihrer E-Mail-Einstellungen für die Berichte.
- Ändern Sie den Berichtsnamen.
- Fügen Sie E-Mail-Adressen hinzu, an die der Bericht gesendet werden soll.
- Legen Sie die E-Mail-Adresse „Senden von“ und mehr fest.
Wissen Sie: Wie viele WordPress-Plugins sollten Sie installieren?
Schritt 3: Benutzerdefinierte E-Mail-Details hinzufügen
Scrollen Sie nach unten, um weitere Einstellungen zu erkunden:
- Fügen Sie den Site-Namen zur Personalisierung hinzu.
- Schreiben Sie eine Einführungsnachricht für die E-Mail.
- Bearbeiten Sie den E-Mail-Fußzeilentext.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Optionen zum Verfolgen von Softwareupdates und Websiteinhaltsänderungen , um einen vollständigen Bericht zu erhalten.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die „Einstellungen speichern“ .
Schritt 4: Anzeigen und Anpassen des Berichts
Klicken Sie auf die „Berichte anzeigen“, um Ihren Kundenbericht anzuzeigen.
- Der Bericht zeigt die Gesamtzahl der von Ihnen vorgenommenen Aktualisierungen an, einschließlich WordPress-Kernaktualisierungen, Plugin-Aktualisierungen und Theme-Aktualisierungen.
- Sie können auch einen bestimmten Datumsbereich auswählen, um Statistiken zu filtern. Standardmäßig werden Wartungsdaten der letzten 30 Tage angezeigt.
- Das Plugin zeigt an, welche Dateien, Plugins und Themes aktualisiert wurden, zusammen mit ihren alten und neuen Versionsnummern.
Schritt 5: Inhalt und Wartungsdetails hinzufügen
Der Bericht enthält auch Statistiken zu neuen Beiträgen, Seiten und Kommentaren, die im ausgewählten Zeitraum hinzugefügt wurden. Nutzen Sie diese Funktion, um den Wert Ihrer Bemühungen hervorzuheben und Transparenz über alle vorgenommenen Änderungen zu schaffen.
Finden Sie: White-Label-Vereinbarung: Alles wissen für eine erfolgreiche Partnerschaft
Schritt 6: Senden Sie den Bericht per E-Mail an Kunden
Sobald Sie mit dem Bericht zufrieden sind, ist es Zeit, ihn zu senden!
- oben auf die „E-Mail-Bericht“
- Es erscheint ein Popup-Fenster.
- Überprüfen Sie den Berichtstitel und geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kunden in das „Bericht per E-Mail senden an“ .
- Fügen Sie im „E-Mail-Einführung melden“ . Sie können Details zu Aufgaben wie Website-Backups, Sicherheitsupdates, Verfügbarkeitsüberwachung, Leistungsoptimierung und allen manuellen Wartungsaktivitäten angeben.
- Klicken Sie auf „Jetzt senden“, um den Bericht per E-Mail zu versenden.
Das ist es!
Sie haben erfolgreich einen WordPress-Wartungsbericht erstellt und an Ihre Kunden gesendet. Es ist eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit, Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten und ihnen den Wert Ihrer Dienstleistungen zu zeigen!
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Anpassen von Berichten für verschiedene Kunden
Jeder Kunde ist anders und Ihre Berichte sollten dies widerspiegeln! Wenn Sie Ihre WordPress-Wartungsberichte an die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden anpassen, zeigen Sie, dass Sie nicht nur Kästchen ankreuzen, sondern einen echten Mehrwert liefern.
So heben Sie Ihre Berichte hervor:
Verwenden Sie Token und Vorlagen
Viele Erweiterungstools erleichtern die Erstellung dynamischer, professioneller Berichte. Durch die Verwendung von Token können Sie Berichte anpassen, um Details wie Plugin-Updates, Sicherheitsscans und Inhaltsänderungen einzuschließen oder auszuschließen. Fügen Sie eine persönliche Note mit benutzerdefinierten Texten, Bildern und sogar den Kontaktdaten des Kunden hinzu – es geht darum, den Bericht relevant und nachvollziehbar zu machen.
Branding und Personalisierung
Möchten Sie, dass Ihre Berichte einen bleibenden Eindruck hinterlassen? Fügen Sie Ihr Firmenlogo , Ihre Farben und Ihr Branding mit Tools wie WP Client Reports Pro hinzu. Es ist ein kleines Detail, das viel dazu beiträgt, Ihre Professionalität zu stärken und Ihren Kunden zu zeigen, dass Sie sich um Sie kümmern. Darüber hinaus geben personalisierte Berichte Ihren Kunden das Gefühl, geschätzt zu werden, und tragen zum Aufbau von Vertrauen bei.
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Automatisieren Sie den Berichtsprozess
Konsistenz ist der Schlüssel, und die Automatisierung spart Ihnen Zeit und stellt gleichzeitig sicher, dass Ihre Kunden immer zeitnahe Updates erhalten.
- Geplante Berichte: Richten Sie automatisierte wöchentliche oder monatliche Berichte ein, damit Sie sich nicht um den manuellen Versand kümmern müssen.
- Integrationen: Beziehen Sie Daten von Tools wie Google Analytics , Verfügbarkeitsüberwachungsdiensten oder Backup-Lösungen ein. Dadurch erhalten Kunden ein vollständiges Bild der Leistung ihrer Website, wodurch der Bericht umfassender wird.
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Heben Sie wichtige Kennzahlen hervor
Nicht alle Kunden kümmern sich um die gleichen Dinge. Ein kleines Unternehmen möchte möglicherweise Tools zur Betriebszeit und Website-Geschwindigkeit , während ein E-Commerce-Website möglicherweise Traffic, Conversions und Updates priorisiert. Konzentrieren Sie sich auf Kennzahlen, die mit ihren spezifischen Zielen übereinstimmen, um Ihre Berichte aussagekräftiger zu machen.
Fügen Sie visuelle Elemente für zusätzliche Klarheit hinzu
Zahlen und Statistiken sind großartig, aber visuelle Elemente bringen Ihre Berichte auf die nächste Ebene. Verwenden Sie Diagramme, Grafiken oder Screenshots, um Trends hervorzuheben, z. B. eine verbesserte Website-Geschwindigkeit oder kürzere Ausfallzeiten. Visuals machen Daten leichter verständlich und helfen Kunden, die Wirkung Ihrer Arbeit auf einen Blick zu erkennen.
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Bieten Sie umsetzbare Erkenntnisse
Die Daten sind gut, aber Empfehlungen sind besser. Zeigen Sie Ihre proaktive Seite, indem Sie umsetzbare Vorschläge in Ihre Berichte aufnehmen. Zum Beispiel:
- Empfehlen Sie ein Plugin-Update, um die Funktionalität zu verbessern.
- Schlagen Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen vor, wenn Schwachstellen erkannt werden.
Dies stärkt Ihre Rolle als vertrauenswürdiger Berater und nicht nur als Dienstleister.
Verfolgen Sie Kundenfeedback
Schließen Sie den Kreis, indem Sie in Ihren Berichten Kundenfeedback einladen. Fügen Sie einen Abschnitt für Kommentare oder Genehmigungen ein, insbesondere wenn ein größeres Update durchgeführt wurde. Es fördert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass Ihre Bemühungen mit ihren Erwartungen übereinstimmen.
Weiterführende Literatur: Agentur-Workflow-Automatisierung: Optimieren Sie die WordPress-Entwicklung und -Wartung mit White-Label-Diensten
Abschluss
Beim Erstellen von WordPress-Wartungsberichten geht es nicht nur darum, Kästchen anzukreuzen – es geht darum, Vertrauen aufzubauen und Ihren Kunden den Wert zu zeigen, den Sie bieten. Ein guter Bericht hält sie auf dem Laufenden, gibt ihnen die Gewissheit, dass ihre Website in guten Händen ist, und verdeutlicht die harte Arbeit, die Sie hinter den Kulissen leisten.
Indem Sie Berichte personalisieren, soweit wie möglich automatisieren und umsetzbare Erkenntnisse hinzufügen, liefern Sie nicht nur ein Dokument, sondern stärken auch Ihre Beziehung zu Ihren Kunden. Transparenz, Konsistenz und ein wenig zusätzlicher Aufwand tragen wesentlich dazu bei, dass Ihre Kunden zufrieden sind und Ihre Partnerschaften stark bleiben.
Beginnen Sie noch heute mit der Erstellung durchdachter, kundenorientierter Berichte und erleben Sie, wie sich dadurch die Sichtweise Ihrer Kunden auf Ihre Arbeit verändert!
