يوجد فرق كبير بين التحدث مع العميل وجهاً لوجه والتواصل معه عبر البريد الإلكتروني أو حتى مؤتمر الفيديو. كلا الطريقتين فعالتان، مع أن التواصل عبر الإنترنت قد يؤدي إلى ظروف صعبة.
تتيح لك الاجتماعات وجهاً لوجه تخصيص أعمالك وإقناع العملاء بأنهم في أيدٍ أمينة.
ومع ذلك، ليس من السهل بناء الثقة مع شخص ما عبر الإنترنت فقط في الشركات التي تعمل عن بعد.
يمكنك الاحتفاظ بالعملاء وتقليل خسائر الشركة من خلال تطبيق بعض الممارسات الممتازة في الاتصالات بعيدة المدى.
يمكن بناء الثقة عن بُعد بطرق متنوعة، وفي هذه المقالة، سنرشدك من خلال نصائح حول كيفية بناء الثقة مع العملاء في بيئة عمل عن بُعد
حدد طرق التواصل التي تفضلها أنت والعميل:
تتعدد طرق الاتصال بالإنترنت هذه الأيام. وعندما يتعلق الأمر بالقنوات الأكثر سهولة في الوصول والاستخدام، فلكل شخص قنواته المفضلة.
من الضروري التواصل مع عملائك والاستفسار عن كيفية تفضيلهم للتواصل أثناء التحول إلى العمل عن بُعد. على سبيل المثال، قد يفضل العملاء الذين يلتقون بك بانتظام إجراء مكالمات فيديو من منازلهم.
فكّر في سؤال العملاء المحتملين عن طريقة التواصل المفضلة لديهم خلال عملية التسجيل. ولتسهيل الأمور، قدّم لهم مجموعة من البدائل بناءً على الموارد المتاحة لديك، مثل مكالمات الفيديو، والبريد الإلكتروني، أو منصات المراسلة الأخرى.
إحدى الطرق الرائعة والمجانية هي مشاركة العروض التقديمية عبر فيديوهات يوتيوب. أصبح يوتيوب منصة شائعة لتسويق المنتجات والخدمات والإعلان عنها، ويمكنك استخدام هذه المنصة للتواصل مع عملائك.
لتحسين استيعاب فيديوهاتك، يمكنك إضافة نصوص مكتوبة تُساعد عملاءك على متابعة المحتوى. تحويل فيديوهات يوتيوب إلى نصوص مكتوبة وسيلة فعّالة لبناء الثقة مع العملاء عن بُعد. يُمكّن هذا التحويل العملاء من الاطلاع على نسخة نصية من محتوى الفيديو، مما يُسهّل عليهم استيعاب الرسالة وفهمها.
بالإضافة إلى ذلك، يُتيح تفريغ الفيديوهات للعملاء مراجعة المحتوى بسرعة أكبر، مما يُسهم في بناء الثقة والولاء. كما يُساعد التفريغ على تحسين محركات البحث والوصول إلى جمهور أوسع، ما يزيد من الظهور والثقة. وبشكل عام، يُعدّ استخدام تفريغ الفيديوهات لبناء الثقة مع العملاء عن بُعد وسيلة فعّالة ومُجدية للوصول إلى شريحة أكبر من المشاهدين.
ضع خطة تواصل والتزم بها:
هل سبق لك أن مررت بأي من هذه المواقف؟
- سواء كان ذلك خطأك أم لا، هل سبق أن اشتكى عميلك من عدم إبلاغه بحالة مشاريعه؟
- هل سبق لك أن انغمست في مشروع وأنت لا تعرف من تتصل به في حالة الطوارئ؟
- هل تجد نفسك أحياناً تتصرف بشكل ارتجالي في المشاريع الكبيرة، وتنتقل من ركن إلى آخر لمعرفة ما يجب فعله بعد ذلك؟
يُعدّ وضع خطة تواصل فعّالة ومتينة مع العملاء أمرًا بالغ الأهمية لضمان سير العمل بسلاسة. فخطة التواصل المتينة لا تُسهم فقط في إرضاء العملاء وكسب رضاهم، بل تُساعدك أيضًا على إدارة المشاريع بكفاءة عالية. عند مناقشة أساليب التواصل المُفضّلة لدى العميل، يُمكنك بسهولة تحديد وتيرة التواصل وشكله. احرص على مشاركة الخطة المُناقشة مع فريقك لضمان عدم تفويت أي تواصل بين الفريق والعملاء. بالنسبة للفرق العاملة بنظام العمل الهجين، لنظام حجز المكاتب المشتركة أن يُساعد الموظفين على تنسيق أيام عملهم في المكتب بشكل أكثر فعالية، مما يُسهّل التعاون وعقد اجتماعات العملاء.
يمكنك تجنب اتباع الأسلوب الرسمي في مشاركة الخطة. تُعدّ خطة التواصل المُحددة مسبقًا هذه وسيلة فعّالة لبناء علاقات جيدة، خاصةً في بداية أي علاقة جديدة.
حدد مواعيد تسليم محددة:
يُعدّ الالتزام بمواعيد تسليم المشاريع لعملائك من أهمّ الأمور التي يمكنك القيام بها لكسب ثقتهم والحفاظ عليها. فإذا شعر العميل بأنّ المشروع يستغرق وقتاً أطول من اللازم، فقد يختار عدم التعاون معك مجدداً.
يجب عليك تعلم كيفية إدارة توقعات العملاء إذا كنت ترغب في الاستمرار في العمل. ومن واقع خبرتنا، فإن أسهل طريقة لتحقيق ذلك هي إخبارهم بدقة بما ستقدمه ومتى.
إذا كنتَ تُنشئ موقعًا إلكترونيًا لأحد العملاء، على سبيل المثال، فيمكنك تقسيم المشروع إلى مراحل تُفضي إلى إطلاقه. حدّد موعدًا نهائيًا لكل مرحلة، وقم بإطلاع عملائك على سير العمل بانتظام.
بل يمكنك حتى منح برنامج إدارة المشاريع الخاص بك إمكانية الوصول إلى عملائك حتى يتمكنوا من تتبع تقدمهم في كل مرحلة.
خاتمة
لا تدع المسافة تعيق تواصلك مع عملائك. قد يكون العمل مع عملاء من مختلف أنحاء البلاد (والعالم) صعبًا في البداية، لكنه ليس كذلك على المدى البعيد. فمع قليل من التنظيم والجهد واتباع الأساليب الصحيحة، قد تصبح علاقاتك مع العملاء عن بُعد بنفس جودة علاقاتك مع عملائك المحليين. ومع مرور كل عام، يتجه المزيد من الأعمال، بما في ذلك التواصل مع العملاء، نحو الإنترنت. لا يوجد ما يمنعك من تقديم عمل عالي الجودة والحفاظ على علاقات ممتازة مع عملائك عن بُعد إذا توفرت لديك الأدوات اللازمة واتبعت أفضل الممارسات التجارية.
إذا كنت ترغب في الحصول على المزيد من المساعدة أو لديك أي أسئلة بخصوص بناء الثقة مع العملاء في بيئة العمل عن بعد، فتواصل مع فريق Seahawk للحصول على أفضل النصائح للتعامل مع علاقات العملاء عن بعد.
